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Dokumentation für NutzerInnen

Der GSuite Service umfasst unter anderem:

1. Google Account: Jede(r) Active erhält einen persönlichen VSETH Google Account. Der Login auf den Google Account erfolgt über den ETH Login. Der Google Account wird zum Zugriff auf die anderen Services verwendet.
2. Personal Drive: Auf dem persönlichen Google Account erhält jeder User einen persönlichen Bereich auf dem Dateien gespeichert werden können. Diese sind nur für den User zugänglich, aber können per Link geteilt werden.
3. Shared Drives/ Geteilte Ablagen: Shared Drives sind Google Drive Ablagen, die nicht einem einzelnen User, sondern der Organisation zugeordnet sind. Insbesondere gehören sämtliche Daten innerhalb eines Shared Drives der Organisation und nicht dem einzelnen User. Wenn ein User die Organisation verlässt, bleiben die Daten im Shared Drive bestehen.
4. Templates: Dokumententemplates in VSETH CI stehen mit den VSETH GSuite Accounts zur Verfügung. 
5. Jamboard: Google Jamboard ist ein whiteboardähliches Tool das kollaboratives Arbeiten in realtime online möglich macht.
6. Tasks: Google Tasks ist ein Online Tool, um persönliche ToDo-Listen zu verwalten.
7. Keep:  Google Keep ist ein einfacher Online Note-Taking Service, auf dem Notizen erstellt und mit anderen geteilt werden können.
8. File Stream: Mit Google File Stream kann man unter Windows und Mac die GSuite als ein Laufwerk in File Explorer/Finder einbinden.

Google Mail und Google Calendar sind explizit deaktiviert. Diese Services werden bereits über den E-Mail Service der ISG abgedeckt.

Die einzelnen Punkte werden noch genauer ausgeführt.

Allgemeines

Der GSuite Service wird von der VSETH ISG verwaltet, bei Support-Anfragen gilt der allgemeine Support-Prozess des VSETH.

(1) Account / Login

Jede(r) Active erhält einen VSETH Google Account. Der Username für diesen Account ist $nethzKürzel@gsuite.vseth.ch, zum Beispiel für Lukas Reichart mit dem Nethz-Kürzel lukasre ist der Username lukasre@gsuite.vseth.ch.

Es gibt zwei Möglichkeiten, sich in den Google Account einzuloggen:

• Direktlink: Zum Direktlogin auf drive.gsuite.vseth.ch gehen. Von dieser Seite wirst du direkt zum SWITCH Login weitergeleitet, wo du dich dann mit deinem ETH Account einloggen kannst.
• Google Account: Auf der normalen Google Login-Seite kann der Benutzername $nethzKürzel@gsuite.vseth.ch eingetragen werden, danach wird der User automatisch auf die SWITCH Login Seite weitergeleitet.

Benachrichtigungen

Verschiedene Google Services senden Benachrichtungs-Email an den User-Account, zum Beispiel, wenn ein anderer User auf einem Dokument einen Kommentar hinzufügt. Diese Benachrichtungen werden an die Student-Adresse des Users weitergeleitet: Der User Lukas Reichart mit dem Google Account lukasre@gsuite.vseth.ch erhält die Benachrichtungen auf seinen Student Account lukasre@student.ethz.ch.

(2) Personal Drive

Der Zugriff auf das Drive erfolgt über drive.gsuite.vseth.ch. Zu jedem Account gibt es ein Persönliches Drive, das für die Ablage von Verbandsunterlagen verwendet werden kann. Bitte beachte:

• Dieses Drive darf nur zum Speichern von Unterlagen, die in Zusammenhang mit dem Engagement im VSETH stehen verwendet werden. Persönliche Daten dürfen nicht gespeichert werden.
• Nach dem Austritt aus dem VSETH wird das persoenliche Drive gelöscht. Es ist in der Verantwortung des Users, seine Daten an einen anderen Ort zu kopieren (zum Beispiel in ein Shared Drive, bevor er / sie die Organisation verlässt).

Google Tools

Auf der Google Drive Seite können für Windows und OS X Betriebssystem Desktop Clients für Google Drive heruntergeladen werden. Diese ermöglichen es auch lokal und offline auf die Daten zuzugreifen.

(3) Shared Drives / Geteilte Ablagen

Shared Drives sind Ablagen, die in einem Team geteilt werden. Einer der grossen Vorteile von Shared Drives ist, dass nach dem Austritt eines Users aus der Organisation alle in einem Shared Drive gespeicherten Daten erhalten bleiben.

Nach dem Login auf drive.gsuite.vseth.ch gibt es im linken Seitenmenü einen Eintrag "Shared Drives / Geteilte Ablagen" unter diesem Punkt, werden alle Shared Drives angezeigt, auf die der eingeloggte User Zugriff hat.

Zugriff

Der Zugriff auf ein Shared Drive erfolgt über die Gruppen des VSETH Gruppenkonzept. Alle Gruppen des VSETH werden in die GSuite synchronisiert und werden verwendet, um die Berechtigungen auf die Team Drives zu verwalten.

Zum Beispiel: Der VIS Vorstand hat ein Shared Drive um gemeinsam an den Protokollen ihrer Vorstandssitzung zu arbeiten. Der Zugriff auf das Shared Drive wird nach Anfrage des OIVs von der ISG an die Gruppe vseth-1116-vis-vs geknüpft. Das heisst alle User in dieser Gruppe erhalten Zugriff auf das Shared Drive.

Wenn jetzt neu Max Muster in den VIS Vorstand gewählt wird, dann wird die entsprechende Gruppe nach Benachrichtigung von der ISG angepasst und Max Muster hat nach einer kurzen Synchronisierung Zugriff auf das Shared Drive.

Berechtigungslevel

Auf den Shard Drives gibt es verschiedenen Berechtigungslevel, die auf Gruppen vergeben werden können:

Ein Beispiel wie diese Berechtigungen verwendet werden können: Das ESF OK hat ein Shared Drive auf dem alle Unterlagen abgelegt werden, die zur Organisation des ESFs verwendet werden. Alle Mitglieder des OKs haben die Berechtigungen Content Manager. Die Kaderhelfer und Barchefs erhalten die Berechtigungen Commenter damit sie die Unterlagen auch anschauen und kommentieren können, allerdings können sie keine Dateien direkt bearbeiten.

Link-Sharing auf Shared Drives

Google Ordner innerhalb eines Shared Drives können nicht per Link geteilt werden. Wenn jemand Zugang zu einem ganzen Ordner benötigt, müssen dem User entweder alle Dateien einzeln freigegeben oder dem User muss Zugriff auf das Shared Drive gegeben werden. Das heisst, der User muss in eine entsprechende Gruppe hinzugefügt werden. Falls das keine Option ist, kann auch ein neues Shared Drive mit angepassten Berechtigungen erstellt werden.

Beispiel: ESF ist kein Unterordner des Ressortordners Projekte im Shared Drive des VSETH Vorstands, weil nicht alle ESF OKs Zugriff auf das Shared Drive des VSETH Vorstands haben sollen. Stattdessen gibt es ein extra Shared Drive nur für das ESF OK.

(4) Templates

Bei der Erstellung eines neuen Dokuments können vorgefertigte Templates in VSETH CI genutzt werden. Ausserdem ist es möglich für jede Organisation spezielle regelmässig genutzte Templates zu erstellen. Durch das Nutzen der Templates Funktion spart man das häufige manuelle Kopieren und Verschieben von bereits existierenden Template Dokumenten. 

Nutzen eines Templates zur Generierung eines neuen Dokuments:

1. Oben links in Drive auf "New" klicken und bei der benötigten Dokumentenart "From a template" klicken. Das öffnet die Template Gallery.
2. In der VSETH Template Gallery sind alle VSETH Templates nach Organisation sortiert zu sehen. Klicke auf das gewünschte Template.

Erstellen eines Templates für die eigene Organisation:

1. Erstellen des Dokumententemplates in einem Shared Drive der zugehörigen Organisation. Das Orginal von einem Template sollte nie auf einem "privaten" Drive des VSETH Account liegen. Denke daran, dass jedes VSETH Dokument auch in VSETH CI sein muss.
2. Oben links in Drive auf "New" klicken und bei der benötigten Dokumentenart "From a template" klicken. Das öffnet die Template Gallery.
3. In der VSETH Template Gallery oben rechts auf Submit Template klicken. 
4. In dem Pop-Up das eigene Template auswählen.
5. Es kann ein Häkchen bei "Submit a copy of this file instead of the orginal" gesetzt werden. Bei Setzen des Häkchens kann das Template später nicht mehr geändert werden. Wenn das Häkchen nicht gesetzt wird, können in dem ausgewählten Template auch später noch Änderungen eingefügt werden (z.B. Ändern der Vorstandsmitglieder im Protokoll Template). 
   Achtung: Wenn das Häkchen nicht gesetzt ist, wird durch Löschen oder Ändern der Sharing Einstellungen des Orginal Dokuments das Template aus der Template Gallery entfernt. Jedes Template muss immer VSETH weit geshared sein - das wird durch Submitten des Templates automatisch gemacht.
6. Auswählen der Category - das sollte die eigene Organisation sein. 
7. Nach Submitten muss das Template noch vom VSETH Vorstand für Kommunikation akzeptiert werden. 

Verändern eines Templates der eigenen Organisation:

1. Oben links in Drive auf "New" klicken und bei der benötigten Dokumentenart "From a template" klicken. Das öffnet die Template Gallery.
2. Im Menü zum betreffenden Template "Edit" klicken. Bitte melde dich bei deinem OIV, wenn dir "Edit" nicht angezeigt wird.

(5) Jamboard

Google Jamboard ist ein Service mit dem ein digitales Whiteboard mit anderen Usern geteilt werden kann.

(6) Tasks

Google Tasks kann zur Verwaltung von persönlichen Aufgaben verwendet werden.

(7) Keep

Google Keep kann zum Speichern von Notizen verwendet werden. Notizen oder Listen können mit anderen Usern/Gruppen geteilt werden.

(8) File Stream

Mit Google File Stream kann man unter Windows und Mac die GSuite als ein Laufwerk in File Explorer/Finder einbinden. Somit muss man sich nicht mehr im Webbrowser durch die Ordnerstruktur klicken. Das hoch- und runterladen von Dateien wird dadurch auch vereinfacht.

Für alle mit einem Vorstandslaptop: Die Installation wurde in Auftrag gegeben und sollte einsatzbereit sein. Wenn es nicht zu finden ist, versuche das VPN einzuschalten und nachzuschauen, welche Installationen noch ausstehend sind. Für private Laptops kann die Software hier heruntergeladen werden. Unter diesem Link sind auch weitere Informationen zum Service zu finden. Nach der Installation musst du dich mit deinem GSuite Account nethz-Kürzel@gsuite.vseth.ch anmelden. Sollte das nicht klappen, gibt es unten in der Login Maske einen Link zur Authentifizierung im Webbrowser.

Google File Stream ist nur mit dem VSETH Google Account möglich, da der Account einer Organisation angehören muss. Für private Google Accounts ist Google File Stream nicht möglich.

Diese Installation könnte vor allem für intensive Google Drive Nutzer von Vorteil sein. Wir sind froh um jedes Feedback, ob sich der Google File Stream als eher positiv oder als eher negativ erweist. Es hilft uns dabei, ob wir es in Zukunft unseren Nutzerinnen und Nutzern empfehlen oder davon abraten werden.

FAQ

Hier findest du die wichtigsten Antworten auf häufig gestellte Fragen. Falls deine Frage hier nicht beantwortet wird, bitte schreibe eine E-Mail an vseth-it-support@ethz.ch. 

Dokumentation für OIV

Kundennutzen

1. Es bietet eine Möglichkeit für Cloud-Storage und Cloud-Editing.
2. Jeder Vorstand/User erhält einen Google Account, der für Verbandsarbeit genutzt werden kann. 
3. Berechtigungen sind an Funktionen und Gruppen geknüpft. Dies minimiert den Aufwand bei Fluktuationen.
4. Die VSETH ISG kann bei Fragen und Problemen weiterhelfen

Kundengruppen und Preisstruktur

Der GSuite Service steht allen VSETH Organen und Fachvereinen kostenlos zur Verfügung.

Abhängigkeiten

Benutzerverwaltung: Der Login auf GSutie erfolgt über die Benutzerverwaltung der ETH, d.h. alle NutzerInnen müssen über ein ETH Konto verfügen. Die VSETH ISG erstellt bei Bedarf ETH Gastaccount für nicht ETH Angehörige.

Konfiguration und Bestellung

Via Mail an vseth-it-support@ethz.ch

Support

Grundlage für den Support-Prozess ist der allgemeine Support-Prozess des VSETH gemäss der User Dokumentation: Support. D.h. insbesondere, dass alle Support-Anfragen über das Ticketing System OTRs verwaltet werden. Fragen und Probleme können jederzeit an vseth-it-support@ethz.ch gemeldet werden. Die Informatik-Support-Gruppe des VSETH kümmert sich dann gemäss ihren Reaktionszeiten für Anfragen (SLAs) darum. Kleine Probleme können direkt mit der initialen Antwort innerhalb von 5 Werktagen gelöst werden.