Governance
Einführung
Willkommen auf der Dokumentation zur IT-Governance des VSETH. Hier erklären wir, wie wir die IT innerhalb des VSETH verwalten und führen, um eine effiziente und sichere IT-Infrastruktur für alle unsere Nutzerinnen und Nutzer zu gewährleisten und wie das euch betrifft.
Diese Seite soll das Verständnis des IT-Ausschusses über die Aufgaben und Zuständigkeiten, basierend auf dessen Auslegung der VSETH AGO und VSETH EGO insbesondere des IT Ausschuss Reglements, darlegen.
Es ist wichtig zu erwähnen, dass in dieser Zusammenstellung nur die Aufgaben und Prozesse aufgeführt werden, die für die NutzerInnen der IT relevant sind (zum Beispiel ist es für die Zusammenarbeit zwischen IT Ausschuss, Vorstand und ISG relevant, dass regelmässige Gespräche mit den MitarbeiterInnen stattfinden, aus der Sicht der Nutzer ist das allerdings weniger relevant).
Ziele der IT-Governance
Unsere Hauptziele sind:
- Kosteneffizienz: Bereitstellung einer kostengünstigen IT-Infrastruktur, die den Möglichkeiten der studentischen Organisationen entspricht
- Betriebssicherheit: Minimierung von Ausfällen und Gewährleistung von IT-Sicherheit.
- Befähigung: Ermöglichung eines einheitlichen IT-Standards für alle, unabhängig von IT-Kenntnissen.
- Innovation: Förderung der Entwicklung neuer Services für Studierende und Verbesserung interner Prozesse.
- Zusammenarbeit: Einfache Verfügbarkeit von Innovationen für alle Organisationen.
- Schlanke Administration: Effiziente und benutzerfreundliche administrative Prozesse.
Struktur der IT-Governance
Akteure und Ihre Rollen
Benutzergruppen: Unterschiedliche Organisationseinheiten, die IT Services nutzen.
Informatiksupportgruppe (ISG): Verantwortlich für den Betrieb und Support der IT-Infrastruktur.
InformatiksupportgruppenleiterIn (ISL): Führt die ISG und stellt Betrieb und Support anhand des Service-Katalogs sicher
IT Ausschuss (ITA): Übernimmt die strategische Führung und Budgetverantwortung.
Organisationsinformatikverantwortlicher (OIV): Ansprechpartner für ISG in jeder Organisationseinheit.
User Board: Plattform für Feedback und Information über IT-Services.
Tech Board / Softwareentwicklungskommission: Technische Diskussionen und Entwicklung.
Vorstand:
Prozesse im Überblick
- Support Anfragen: Ablauf und Zuständigkeiten.
Die Prozesse für Support sind hier beschrieben. - OnBoarding: Integration neuer Organisationseinheiten.
OnBoarding ist der Prozess eine neue Organisationseinheit auf die VSETH IT Infrastruktur aufzunehmen. Falls eine Organisationseinheit interessiert ist, IT Services des VSETH zu verwenden, kann eine solche Anfrage an den IT Ausschuss gestellt werden. Der IT Ausschuss entscheidet über die Anfrage und die ISG übernimmt bei einem positiven Entscheid die technischen Aufgaben. - Offboarding: Beendigung von Services.
OffBoarding ist der Prozess einer Organisationsheit, alle oder gewisse Services von der VSETH IT Infrastruktur wegzuführen. Eine solche Anfrage läuft ebenfalls über den IT Ausschuss und wird von der ISG umgesetzt. - IT Budget: Erstellung und Genehmigung des IT-Budgets.
Der IT Ausschuss erarbeitet das IT Budget im normalen Budgetprozess des VSETH und das Budget wird vom Mitgliederrat angenommen. - OIV Meldung: Bestimmung und Kommunikation der OIVs.
Einmal pro Semester versendet der ITA eine Anfrage an alle Organisationseinheiten, dass sie ihren OIV bestimmen. Um den zuverlässigen und sicheren Betrieb der IT Mittel zu garantieren, muss jede Organisation eine(n) OIV bestimmen. - Feedback und Information über UserBoard: Regelmäßiger Austausch und Updates.
Einmal pro Semester lädt der IT Ausschuss die OIVs der Organisationen zu einer User Board Sitzung ein. Gäste aus dem Verband sind herzlich willkommen. Der IT Ausschuss nutzt diese Sitzungen, um Feedback der OIVs aufzunehmen und Änderungen zu kommunizieren. - Technische Diskussionen im TechBoard: Diskussion technischer Aspekte und Innovationen.
Sollten grössere technische Entscheide anstehen, die breiter im Verband diskutiert werden sollen, hat der ITA und die ISG die Möglichkeit das TechBoard einzuberufen, um diese Fragen dort zu diskutieren. Ebenfalls erfolgt über das TechBoard eine regelmässige Information wie Studierende auf der IT Plattform des VSETH Software entwickeln können. - Anpassung Service-Katalog: Aktualisierungen und Änderungen im Service-Angebot.
Änderungen am Service-Katalog werden durch den IT Ausschuss beschlossen. Je nach Signifikanz der Änderung wird dazu das UserBoard oder TechBoard konsultiert. - Vorstands-Veto: Überprüfung und mögliche Anfechtung von IT-Entscheidungen.
Bei Beschlüssen, die eine grosse Anzahl von NutzerInnen betreffen, haben die Benutzergruppen die Möglichkeit einen Beschluss des ITA beim Vorstand anzufechten. Der Vorstand kann mit diesem Veto die Umsetzung eines ITA Beschlusses verhindern und der endgültige Entscheid wird am nächsten Mitgliederrat gefällt. - Interne Vernehmlassungen: Kommunikation mit Stakeholdern.
Bei relevanten Änderungen an Services wird der ITA auch ausserhalb der UserBoard und TechBoard Sitzungen über eine interne Vernehmlassung Anfragen an die OIVs richten, zu denen die OIVs dann Feedback geben können.
TODO: (Flussdiagramm: "Prozessabläufe in der IT-Governance")
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
- Wie kann ich als OIV meine Rolle effektiv ausüben?
- Wie werden neue IT-Services eingeführt?
- Was geschieht, wenn ich mit einer Entscheidung des IT-Ausschusses nicht einverstanden bin?
Dokumente
Innerhalb der IT Governance gibt es einige wichtige Dokumente. Diese sind unten aufgelistet.
Service-Katalog
Der IT Service-Katalog wird gemäss IT Ausschuss Reglement vom IT Ausschuss erlassen und beschreibt die IT Services, die der VSETH für die verschiedenen Benutzergruppen beinhaltet. Er beinhaltet für jeden Service mindestens:
- Eine Beschreibung des Services
- Preise für den Bezug des Services für die Benutzergruppen.
- Welche Benutzergruppen berechtigt sind den Service zu beziehen.
- Das Service Level Agreement für den Dienst
- Abhängigkeit von anderen Diensten, die für die Nutzung vorhanden sein müssen
Der IT Service-Katalog wird online publiziert und kann von allen VSETH Mitgliedern eingesehen werden.
Betriebsordnung zur Nutzung der Informatikmittel des VSETH (VSETH BOT)
Die Betriebsordnung zur Nutzung der Informatikmittel des VSETH (VSETH BOT) reglementiert wie die verschiedenen IT Services des VSETH verwendet werden dürfen.
Beispiele
In den folgenden Beispieln wird anhand von E-Mail erklärt, wie die Strukturen über die verschiedenen Prozesse miteinander interagieren.
Beispiel neuer Service
- Sarah ist OIV in einem Fachverein des VSETH. Sie stellt fest, dass für die Arbeit in ihrem Fachverein es sehr hilfreich wäre, wenn die Aktiven innerhalb des Fachvereins ein E-Mail Konto zur Verfügung gestellt wird, damit die Aktiven nicht mehr ihre privaten oder studentischen Konten verwenden müssen.
- Sarah bringt diesen Vorschlag im User Board auf und der Vorschlag wird diskutiert. Im User Board wird klar, dass E-Mail ein Bedürfnis für verschiedene Organisationseinheiten innerhalb des VSETH ist.
- Peter aus dem IT-Ausschuss, der das User Board leitet, nimmt diese Rückmeldung auf und berichtet darüber im IT-Ausschuss.
- Der IT-Ausschuss entscheidet, dass eine verbandsweite E-Mail Lösung ein strategisches Ziel ist und umgesetzt werden sollte. Der IT-Ausschuss bestimmt aus seinen Reihen Stephanie als Projektleiterin.
- Stephanie evaluiert in Zusammenarbeit mit den einzelnen Organisationseinheiten die Anforderungen, führt eine Evaluation durch und erarbeitet einen Vorschlag zur Umsetzung.
- Der Vorschlag wird im IT-Ausschuss diskutiert und angenommen. Somit erhält der Informatiksupportgruppenleiter Kevin den Auftrag diesen umzusetzen.
- Kevin weiss, dass einige Organisationseinheiten spezielle technische Anforderungen an die Umsetzung haben, aus diesem Grund präsentiert er seine Umsetzung im Tech-Board und arbeitet das Feedback in die Umsetzung ein.
- Kevin setzt die vorgeschlagene Lösung zusammen mit der ISG um.
- Nach der erfolgreichen Umsetzung beschliesst der IT Ausschuss das neue E-Mail Angebot in den Service-Katalog aufzunehmen und informiert das User Board darüber.
- Als Oliv einer Kommission ist Lukas überzeugt vom neuen Angebot und kann das über den Service-Katalog nun auch für seine Kommission verwenden.
Beispiel Vorstands-veto
- Der IT Ausschuss diskutiert darüber den E-Mail Service wieder abzuschaffen, da niemand mehr E-Mail verwendet.
- Da dies eine grosse Änderung für die NutzerInnen ist, führt der ITA eine interne Vernehmlassung mit dem User-Board durch.
- Trotz dem negativen Feedback aus der internen Vernehmlassung, entscheidet sich der ITA den Mailservice auszuschalten.
- Daniel ist OIV in einem Fachverein und unzufrieden mit der Entscheidung. Er reicht eine Beschwerde beim VSETH Vorstand ein.
- Der VSETH Vorstand entscheidet, dass E-Mail doch wichtig ist und macht von seinem Veto gebrauch.
- Die Diskussion, ob E-Mail weiterbetrieben werden soll, wird am Mitgliederrat des VSETH geführt und entschieden (#vielSpassAmMR).
Feedback und Kontakt
Deine Meinung ist uns wichtig! Für Feedback oder Fragen kontaktiere uns gerne über Mail an ita@vseth.ethz.ch